C’est un joli petit mot pour une réalité plus compliquée… Bulletiner, c’est enregistrer les périodiques à leur arrivée. Au millénaire précédent, cette opération était faite sur un kardex, à l’heure actuelle dans le SIGB. Quand les périodiques arrivent régulièrement, le bulletinage est une opération extrêmement répétitive mais rapide. Les ennuis commencent quand les périodiques n’arrivent pas, ou quand ils arrivent au moment où on ne les attendait pas. Imaginez un instant que vous êtes abonné à la publication d’une Société des amis de ***, éditrice d’un bulletin semestriel. Dans votre SIGB, vous avez enregistré que le périodique était semestriel, invariablement le logiciel vous signalera tous les six mois que le numéro attendu n’est pas là et qu’il faudrait… réclamer. C’est là que les ennuis commencent. En effet, les petites publications comme celle de la Société des amis de *** sont des publications que l’on pourrait qualifier de « régulièrement irrégulières » : le secrétaire de l’association part en congés, le bureau change, l’imprimeur augmente ses tarifs, toujours la même conséquence, la publication est en retard. Je me souviens d’avoir reçu un jour la réponse suivante à une réclamation : « Titre, n°, date : l’éditeur est mort » ! Dans ces cas-là, il n’est pas aisé de tenir à jour son modèle de prévision et, globalement, au bout de quelques mois dans un service de périodiques, on se rend compte que ceux-ci sont toujours faux… Quand on est maniaque de l’ordre, cette prise de conscience est difficile.
Autre Graal du bulletineur, les réclamations. Votre numéro de *** n’est pas arrivé, le SIGB vous alerte, vous envoyez votre réclamation. Là, en général, on vous demande de vérifier que vous êtes sûr de ne pas avoir le numéro… Vous confirmez et vous attendez. Si le numéro arrive, vous avez la satisfaction du bulletineur gagnant. Les problèmes commencent quand vous ne voyez rien au bout d’un mois. Il faut alors relancer, parfois on s’amuse à vous demander aussi de confirmer la relance, ce que vous faites en maugréant. On peut jouer à ce petit jeu entre trois et cinq fois : R1, R2, R3, R4, R5, stop !
C’est alors que notre bulletineur connaît le « Tristesse d’Olympio » de l’employé aux périodiques. Il faut se résoudre à inscrire le numéro comme manquant et signaler qu’il faudra tenter de le trouver en antiquariat.
Dans cette quête permanente du bulletineur pour avoir des états de collection corrects, on trouve des adjuvants et des opposants. Le problème de l’histoire est que ceux qui devraient être vos adjuvants sont précisément ceux qui vous causent le plus de souci, j’ai nommé les agences d’abonnement (enfin certaines). En général, c’est un mariage forcé (après une procédure de marché public) qui dure quelques années. Lorsque votre collection est composée de plusieurs centaines de titres vivants, vous êtes obligé de faire appel à eux pour la gestion des abonnements. C’est donc à eux que vous transmettez les réclamations. Dans l’absolu, ils se chargent pour vous de prendre contact avec l’éditeur et de le sommer d’envoyer le numéro manquant. Dans la pratique parfois, quand vous appelez vous-même excédé la Société des amis de ***, vous vous apercevez qu’elle n’a jamais reçu la moindre réclamation de votre agence. L’agence vous envoie une lettre chaque jour où vous avez effectué des réclamations (quand vous en passez plusieurs dizaines par mois, je vous laisse imaginer les piles de papier), elle dispose d’une plateforme de réclamations en ligne qui ne prend pas en compte le fait qu’un numéro daté de 2005 puisse être publié en 2010 (cas pourtant très fréquent des publications en sciences humaines) et dont les modèles de prévisions ont encore plus faux que les vôtres.
En tant que bulletineur, vous avez plusieurs épreuves à surmonter :
– l’épreuve de rapidité qui consiste à réclamer avant trois mois le numéro qui manque. Vous vous souvenez des problèmes liés au modèle de prévision ? Un exemple, ayant constaté depuis un an au moins que le semestriel *** arrivait toujours avec trois mois de retard, vous avez relâché votre modèle de prévision de trois mois pour éviter de passer des réclamations inutiles (auxquelles on vous répond que le périodique n’a pas paru). Admettons alors que par un hasard retors, un numéro paraisse enfin à la bonne date et que c’est ce numéro précisément qui ne vous arrive pas, votre SIGB, lui, vous alertera avec les trois mois de retard habituels. Et là, vous perdez votre épreuve de rapidité : vous avez dépassé les trois mois fatidiques pour la réclamation. L’agence vous dit que l’éditeur ne remplacera pas. Paf ! Dans l’os ! Maudissant le sort, vous n’avez plus qu’à faire un commande dudit numéro en antiquariat, votre titre arrivera puisqu’il n’est nullemnent épuisé mais beaucoup, beaucoup plus cher.
– les épreuves de patience : un bon bulletineur sait qu’il faut réclamer à son heure et relancer sans se précipiter. Tout simplement parce que si vous réclamez trop tôt, votre réclamation ne sera pas prise en compte et si vous relancez trop tôt, votre réclamation sera considérée comme nulle, donc fermée. D’où l’élaboration de tableaux immenses avec des R1, R2, R3, des dates de réclamation, de relances enregistrées, etc, etc. Un bon SIGB fait ça tout seul. Dans les faits, un bon vieux tableau Excel parfois vous aide à relancer au jour le jour pour être vous toujours dans les temps, tandis que vos interlocuteurs, eux, ne le seront jamais.
Autre Graal du bulletineur, les réclamations. Votre numéro de *** n’est pas arrivé, le SIGB vous alerte, vous envoyez votre réclamation. Là, en général, on vous demande de vérifier que vous êtes sûr de ne pas avoir le numéro… Vous confirmez et vous attendez. Si le numéro arrive, vous avez la satisfaction du bulletineur gagnant. Les problèmes commencent quand vous ne voyez rien au bout d’un mois. Il faut alors relancer, parfois on s’amuse à vous demander aussi de confirmer la relance, ce que vous faites en maugréant. On peut jouer à ce petit jeu entre trois et cinq fois : R1, R2, R3, R4, R5, stop !
C’est alors que notre bulletineur connaît le « Tristesse d’Olympio » de l’employé aux périodiques. Il faut se résoudre à inscrire le numéro comme manquant et signaler qu’il faudra tenter de le trouver en antiquariat.
Dans cette quête permanente du bulletineur pour avoir des états de collection corrects, on trouve des adjuvants et des opposants. Le problème de l’histoire est que ceux qui devraient être vos adjuvants sont précisément ceux qui vous causent le plus de souci, j’ai nommé les agences d’abonnement (enfin certaines). En général, c’est un mariage forcé (après une procédure de marché public) qui dure quelques années. Lorsque votre collection est composée de plusieurs centaines de titres vivants, vous êtes obligé de faire appel à eux pour la gestion des abonnements. C’est donc à eux que vous transmettez les réclamations. Dans l’absolu, ils se chargent pour vous de prendre contact avec l’éditeur et de le sommer d’envoyer le numéro manquant. Dans la pratique parfois, quand vous appelez vous-même excédé la Société des amis de ***, vous vous apercevez qu’elle n’a jamais reçu la moindre réclamation de votre agence. L’agence vous envoie une lettre chaque jour où vous avez effectué des réclamations (quand vous en passez plusieurs dizaines par mois, je vous laisse imaginer les piles de papier), elle dispose d’une plateforme de réclamations en ligne qui ne prend pas en compte le fait qu’un numéro daté de 2005 puisse être publié en 2010 (cas pourtant très fréquent des publications en sciences humaines) et dont les modèles de prévisions ont encore plus faux que les vôtres.
En tant que bulletineur, vous avez plusieurs épreuves à surmonter :
– l’épreuve de rapidité qui consiste à réclamer avant trois mois le numéro qui manque. Vous vous souvenez des problèmes liés au modèle de prévision ? Un exemple, ayant constaté depuis un an au moins que le semestriel *** arrivait toujours avec trois mois de retard, vous avez relâché votre modèle de prévision de trois mois pour éviter de passer des réclamations inutiles (auxquelles on vous répond que le périodique n’a pas paru). Admettons alors que par un hasard retors, un numéro paraisse enfin à la bonne date et que c’est ce numéro précisément qui ne vous arrive pas, votre SIGB, lui, vous alertera avec les trois mois de retard habituels. Et là, vous perdez votre épreuve de rapidité : vous avez dépassé les trois mois fatidiques pour la réclamation. L’agence vous dit que l’éditeur ne remplacera pas. Paf ! Dans l’os ! Maudissant le sort, vous n’avez plus qu’à faire un commande dudit numéro en antiquariat, votre titre arrivera puisqu’il n’est nullemnent épuisé mais beaucoup, beaucoup plus cher.
– les épreuves de patience : un bon bulletineur sait qu’il faut réclamer à son heure et relancer sans se précipiter. Tout simplement parce que si vous réclamez trop tôt, votre réclamation ne sera pas prise en compte et si vous relancez trop tôt, votre réclamation sera considérée comme nulle, donc fermée. D’où l’élaboration de tableaux immenses avec des R1, R2, R3, des dates de réclamation, de relances enregistrées, etc, etc. Un bon SIGB fait ça tout seul. Dans les faits, un bon vieux tableau Excel parfois vous aide à relancer au jour le jour pour être vous toujours dans les temps, tandis que vos interlocuteurs, eux, ne le seront jamais.
– les épreuves de force : charrier la ou les caisses de courrier avec la fournée de périodiques du jour. C’est lourd, très lourd et ça ne s’achemine pas seul, malheureusement.
– les épreuves d’intelligence : vous ouvrez votre courrier (vous vous taillez avec une ou deux enveloppes, vous êtes poussiéreux à cause de ces damnés emballages qui ont pris un train, deux avions, etc, avant de vous arriver) et vous trouvez face à des titres connus, certes, mais qui vous réservent encore quelques surprises. Typologie des surprises : la numérotation a changé, c’est un hors-série rattaché aux numéros spéciaux mais pas réellement un numéro spécial (sa numérotation n’est pas la même), la périodicité a changé, le titre a changé (là, vous cherchez l’ISSN qui est écrit en minuscule, caché quelque part – vous repensez aux longues heures passées sur « Où est Charlie ? » dans votre enfance), etc, etc.
Dans ce joli bazar qui vous rend peu à peu dépressif et un peu bizarre, vous avez quand même une consolation : ce n’est pas vous qui êtes chargé de la facturation, c’est-à-dire le bazar assorti au vôtre, version financière…
Tout ça pour dire que quand vous goûtez ensuite aux acquisitions et au catalogage de monographies, vous avez une sensation de joie toute simple et ineffable.